Réceptionniste IA
Une réceptionniste IA qui répond à chaque appel et prend le rendez-vous
Le téléphone sonne pendant que votre réceptionniste s’occupe d’un client. L’appelant raccroche et réserve ailleurs. Une réceptionniste IA décroche chaque appel, y compris la nuit, le week-end et quand toutes les lignes sont occupées. Elle répond aux questions habituelles, prend, déplace ou annule le rendez-vous dans votre agenda, note un message et transfère l’appel à une personne quand il le faut.
La même logique d’agent, dans le chat.
Sur votre ligne téléphonique, la réceptionniste répond à partir des mêmes informations validées, réserve dans le même agenda et transfère de la même façon.
En direct — essayez ici même, rien n’est enregistré.
Ce qu’elle gère à chaque appel
Répond aux questions que vous entendez chaque jour
Horaires, adresse et parking, tarifs, quoi apporter, si vous acceptez telle assurance ou pratiquez tel soin. La réceptionniste répond à partir des informations que vous validez, avec votre ton. Elle n’improvise pas de réponses qu’elle n’a pas.
Réserve, déplace et annule
Elle propose de vrais créneaux libres depuis votre agenda ou votre logiciel de réservation, réserve le bon service avec la bonne personne et envoie une confirmation. Quand un client appelle pour déplacer ou annuler, elle applique vos règles, par exemple le délai de prévenance ou l’acompte. Un créneau libéré peut aller à la personne suivante sur votre liste d’attente.
Prend les messages et oriente les appels
Un fournisseur, une réclamation, une question à laquelle seul le gérant peut répondre : la réceptionniste note les détails, écrit un court résumé dans votre CRM ou votre boîte mail et dit à l’appelant quand il aura une réponse. Si vous le souhaitez, les sujets urgents vont directement sur le téléphone d’une personne.
Transfère à votre équipe quand cela compte
Un appelant demande une personne, la demande sort des règles ou l’appelant est contrarié. L’appel est transféré avec un résumé, ou un rappel est planifié. Votre équipe décide où se situe cette limite, et elle peut évoluer après le lancement.
Conçue pour votre type d’accueil
Une réceptionniste IA générique sait répondre au téléphone. Une réceptionniste pour votre entreprise connaît vos services, vos équipes et vos règles de réservation. C’est cette partie que nous configurons.
Pour les cliniques et cabinets médicaux
Les patients appellent pour prendre ou déplacer un rendez-vous, demander un tarif ou savoir si un médecin consulte aujourd’hui. La réceptionniste réserve par praticien, lieu et type de visite. Elle ne demande que ce dont la visite a besoin et envoie un rappel. Tout ce qui ressemble à une question médicale ou à une urgence va à une personne, ou l’appelant est invité à appeler les services d’urgence. Elle ne donne jamais de conseil médical. Les données personnelles sont traitées selon le RGPD, avec hébergement dans l’UE possible.
Nous avons construit le volet réservation pour une clinique familiale : les médecins disponibles aujourd’hui, les tarifs affichés avant la réservation et une interface d’accueil avec le planning du jour et une liste d’attente. La réceptionniste écrit dans le même type de planning.
Pour les salons, spas et studios
La plupart des appels, c’est « je peux venir samedi ? ». La réceptionniste sait quel coiffeur ou quel coach fait quoi, combien de temps dure chaque prestation et ce qui ne peut pas s’enchaîner. Elle comble les trous : quand quelqu’un annule, le créneau peut aller à la liste d’attente. C’est la même logique que la liste d’attente de l’application de studio que nous avons construite.
Pour les restaurants et cafés
Pendant le service, personne n’a le temps de décrocher. La réceptionniste prend les réservations de table selon vos règles de nombre de couverts et d’horaires, répond aux questions sur la carte, les allergènes et les horaires à partir de vos propres informations, et transmet les demandes de groupes ou d’événements au responsable. Les commandes à emporter ou en livraison par téléphone sont chiffrées à part.
Autres entreprises au téléphone chargé
Services à domicile, ateliers de réparation, agences, gestion immobilière : partout où les appels suivent un schéma et se terminent par une réservation, un message ou un transfert, le même dispositif fonctionne.
Service de réceptionniste IA clé en main ou réceptionniste configurée pour vous
Plusieurs fournisseurs de téléphonie et de visioconférence vendent désormais une réceptionniste IA en option. Pour beaucoup de petites entreprises, c’est un bon début. Voici comment savoir ce qu’il vous faut.
Mise en place
- Service de réceptionniste IA clé en main
- En libre-service : remplir un profil et des FAQ
- Configurée pour votre entreprise (Pazl)
- Nous la construisons à partir de vos services, de vos règles et de vrais appels
Réservation
- Service de réceptionniste IA clé en main
- Souvent un lien envoyé par SMS, ou son propre agenda
- Configurée pour votre entreprise (Pazl)
- Réserve directement dans votre agenda, votre logiciel de réservation ou votre CRM via leurs API
Vos règles
- Service de réceptionniste IA clé en main
- Options générales
- Configurée pour votre entreprise (Pazl)
- Vos durées, votre équipe, vos délais de prévenance, vos acomptes, votre liste d’attente
Passage de relais
- Service de réceptionniste IA clé en main
- Transfert vers un numéro
- Configurée pour votre entreprise (Pazl)
- Transfert ou rappel, avec un résumé écrit là où votre équipe travaille
Tarification
- Service de réceptionniste IA clé en main
- Abonnement mensuel, souvent à l’appel ou à la minute
- Configurée pour votre entreprise (Pazl)
- Développement chiffré à l’avance ; téléphonie et usage du modèle à prix coûtant
Idéal pour
- Service de réceptionniste IA clé en main
- Répondre aux FAQ et prendre des messages
- Configurée pour votre entreprise (Pazl)
- Un accueil dont les appels se terminent par une réservation ou une action dans vos systèmes
Si un service clé en main couvre vos appels, utilisez-le. Nous vous le dirons. Si la réceptionniste doit travailler dans votre propre configuration de réservation et de CRM, c’est ce que nous construisons.
Comment les appels lui parviennent
Vous n’avez pas à changer de numéro. Les configurations habituelles :
- Tous les appels. La réceptionniste répond en premier et transfère si besoin.
- Hors horaires. Votre équipe répond en journée, la réceptionniste prend les soirées, les nuits et les week-ends.
- Débordement. Elle ne décroche que lorsque vos lignes sont occupées ou que personne ne répond après quelques sonneries.
Les appels sont renvoyés depuis votre numéro actuel via votre opérateur. Un nouveau numéro est aussi possible. Nous vérifions les options dans le périmètre. Pour la technologie derrière (reconnaissance vocale, modèle de langage, intégrations), voyez notre page sur le développement d’agents vocaux IA.
Vous voulez que vos clients réservent sans appeler ? Les mêmes règles peuvent piloter la réservation sur votre site et dans WhatsApp. Voyez le système de réservation en ligne.
Coût d’une réceptionniste IA
Téléphonie et usage du modèle sont facturés à prix coûtant et listés à part, pour que vous voyiez ce que coûte une minute d’appel. La mise en place du numéro et les tests d’appels font partie du développement.
Garantie de six mois. La couverture et le support continu sont précisés dans votre contrat de projet.
Ce qui change l’estimation
- Le nombre de services, de collaborateurs et de sites
- L’agenda, le logiciel de réservation ou le CRM avec lequel elle doit travailler
- Les appels qu’elle prend : tous, hors horaires ou en débordement
- Les langues dans lesquelles elle répond
- Si elle travaille aussi dans le chat, avec les mêmes connaissances et les mêmes règles
De votre ligne téléphonique à la mise en service
Expliquez-nous comment fonctionne votre accueil
Dites-nous quels appels vous recevez le plus, comment vous réservez, quel agenda ou logiciel vous utilisez et quand un appel doit aller à une personne. Un court message suffit pour commencer.
Convenir du périmètre et du devis
Nous fixons les types d’appels, les règles de réservation, les règles de passage de relais et les systèmes à connecter. Vous recevez le prix et le calendrier de livraison avant le développement.
Configurer, connecter et tester
Nous configurons les connaissances et les règles de la réceptionniste, connectons votre agenda ou votre CRM, mettons en place le numéro et le renvoi d’appels, puis la testons sur de vrais scénarios d’appel. Vous et votre équipe l’appelez avant tout client.
Mise en service progressive
Commencez par les appels hors horaires ou en débordement. Votre équipe lit les transcriptions les premières semaines, et les règles sont ajustées sur de vrais appels. Ensuite, la réceptionniste peut en prendre davantage.
Les projets derrière
Le volet réservation et le volet conversation d’une réceptionniste, chacun déjà en service dans un produit que nous avons construit.
La stack avec laquelle nous construisons.
Une équipe, six métiers.
Des questions légitimes, des réponses directes.
Dites-nous quels appels vous manquez
Envoyez-nous vos horaires, les dix questions les plus fréquentes de vos appelants et l’agenda ou le logiciel dans lequel vous réservez. Nous préciserons ce que la réceptionniste prendrait en charge, ce qui reste à votre équipe, et ce que coûtent la construction et le fonctionnement.