Traitement IA des factures pour un groupe de restaurants
Des factures fournisseurs lues par l’IA, rapprochées ligne à ligne du bon de commande et de la livraison, puis comptabilisées dans QuickBooks — un humain seulement là où les chiffres divergent.
À propos du projet
Matchbound a été construit pour un groupe de restaurants avec quelques établissements et des dizaines de fournisseurs. Chaque semaine, les factures arrivent par e-mail en PDF et en photos ; quelqu’un à la comptabilité fournisseurs les saisit, les compare à ce qui a été commandé et réellement livré, et règle les écarts par téléphone.
Le coût, ce n’est pas la saisie. C’est la facture qui applique discrètement l’ancien prix des tomates, la livraison incomplète que personne n’a vue et les citrons jamais commandés. Nous voulions un outil qui repère ces trois choses sur chaque facture et laisse au comptable des décisions, pas de la saisie.
Ce que nous avons construit
La boîte de réception collecte les factures directement depuis la messagerie et affiche la file par fournisseur et par échéance. En ouvrir une place le PDF à gauche et les champs reconnus à droite — fournisseur, numéro, dates, totaux — avec tout ce dont le modèle doute marqué pour un coup d’œil plutôt qu’une nouvelle saisie.
« Ligne à ligne » est le cœur du produit : chaque ligne de facture face au bon de commande et au bon de réception, avec les trois écarts classiques surlignés — un prix différent, une quantité livrée en moins, un article jamais commandé. La facture d’exemple de 1 514,90 $ devient 1 421,22 $ à payer, et le calcul est montré, pas caché. « Approuver et comptabiliser » écrit les écritures dans QuickBooks avec les bons comptes ; les réglages contiennent les boîtes mail, les tolérances et la liste des fournisseurs.
Ce que fait le produit
Six écrans desktop : landing, boîte de réception, vérification, rapprochement ligne à ligne, approbation et comptabilisation, réglages.
Rapprochement à trois — facture, bon de commande, bon de réception — avec chaque écart nommé et chiffré.
Des champs reconnus avec un indice de confiance : une personne vérifie les douteux au lieu de tout ressaisir.
Comptabilisation dans QuickBooks avec les comptes pré-remplis ; tolérances et boîtes mail sont des réglages, pas du code.