Online-Buchungssystem
Ein Online-Buchungssystem statt Anrufen
Kunden wollen um 22 Uhr buchen, nicht um 10 Uhr anrufen. Ein Buchungssystem stellt Ihre echte Verfügbarkeit auf die Website und in den Chat: Leistung, Person und Zeitfenster wählen, bestätigen — und die Buchung landet in dem einen Kalender, mit dem Ihr Team arbeitet, mit einer Erinnerung, die Nichterscheinen senkt, und einer Stornoregel, die Sie festlegen.
- Telegram
Ein Buchungsablauf.
Northside Family Clinic: heute verfügbare Ärzte, Leistungen mit Preisen, eine Buchung in drei Schritten und ein Empfangs-Admin mit Tagesplan und Warteliste.
Für wen es gedacht ist
Ein Online-Buchungssystem lohnt sich überall, wo der Tag aus Terminen besteht und das Telefon der Engpass ist:
- Kliniken und Praxen — Ärzte, Zahnärzte, Physiotherapeuten: mehrere Fachleute, unterschiedlich lange Termine, Patienten, die für ein Kind oder einen Elternteil buchen.
- Studios und Kurse — Pilates, Yoga, Fitness: Gruppenkurse mit begrenzten Plätzen, Kurskarten, eine Warteliste für volle Stunden.
- Salons und Beauty — Leistungen mit unterschiedlicher Dauer, eine feste Fachkraft pro Kunde, Anzahlungen gegen Nichterscheinen.
- Dienstleister — Beratungen, Reparaturen, Besichtigungen, Vermietung: ein Zeitfenster, eine Adresse und eine Erinnerung.
Folgt jede Buchung Ihren eigenen Regeln — wer was machen darf, was Abstand braucht, was eine Anzahlung —, dann ist genau das die Grundlage, auf der das System gebaut wird.
Was das Buchungssystem kann
Buchung auf Ihrer Website und im Chat
Leistung, Person, Standort, Zeitfenster — derselbe Ablauf auf Ihrer Website, im WhatsApp- oder Telegram-Bot und, wenn Sie wollen, in einer Mini-App. Die Verfügbarkeit ist echt: Gebuchtes verschwindet, Freigewordenes wird angeboten.
Erinnerungen, Umbuchung, Warteliste
Sofort eine Bestätigung, eine Erinnerung am Vortag und ein Anstoß zwei Stunden vorher, im Kanal, den der Kunde genutzt hat. Umbuchung und Storno folgen Ihren Regeln; eine Warteliste füllt ein Zeitfenster, sobald jemand absagt.
Ein Kalender für Ihr Team
Jede Buchung landet im Kalender oder in der Praxissoftware, mit der Ihr Team schon arbeitet — oder in einem Admin, den wir bauen, mit Tagesplan pro Person, Ankünften, Nichterscheinen und Zahlungen. Niemand führt von Hand ein zweites Terminbuch.
Terminbuchungs-Bot für WhatsApp und Telegram
Viele Kunden öffnen Ihre Website nie: Sie schreiben Ihnen ohnehin im Messenger. Ein Bot für die Terminbuchung lässt sie dort buchen, wo sie gerade sind.
- Dieselbe Verfügbarkeit. Der Bot liest denselben Kalender wie die Website, ein Zeitfenster kann also nicht doppelt gebucht werden.
- Ein kurzes Gespräch statt eines Formulars. Der Bot fragt nach der Leistung, bietet die nächsten freien Zeiten an, bestätigt den Termin und schickt die Adresse.
- Erinnerungen im selben Chat. Bestätigung, Erinnerung am Vortag und Anstoß zwei Stunden vorher kommen dort an, wo der Kunde gebucht hat, mit einer Möglichkeit, per Tipp zu verschieben oder abzusagen.
- Übergabe an einen Menschen. Geht es nicht um eine Buchung, landet das Gespräch mit dem Verlauf bei Ihrem Team.
Der Bot kann Teil der ersten Version sein oder später dazukommen. Ist WhatsApp Ihr Hauptkanal für mehr als Buchungen — Fragen beantworten, Angebote senden, Bestellungen annehmen —, lesen Sie weiter bei WhatsApp-Automatisierung für Unternehmen. Für andere Chatbots: Chatbot-Entwicklung.
Ihre Leistungen, Ihre Regeln, Ihre Systeme
Wir beginnen damit, wie Sie heute buchen: die Leistungen, wer sie erbringt, wie lange jede dauert, was direkt hintereinander gebucht werden kann und was Abstand braucht, Anzahlungen, Stornobedingungen. Diese Regeln werden die Regeln des Systems — es bucht genau das, was Ihr Empfang buchen würde.
Wo Sie bereits einen Kalender oder eine Praxissoftware mit Schnittstelle betreiben (Google- oder Microsoft-Kalender, gängige Praxis- und Salonsysteme), schreibt das Buchungssystem hinein und liest die Verfügbarkeit daraus. Wo es keine gibt, bauen wir Kalender und Admin.
Zahlungen und Anzahlungen, falls Sie sie nehmen, laufen über Stripe oder Ihren Anbieter; personenbezogene Daten werden nach DSGVO behandelt, EU-Hosting ist verfügbar. Die erste Version deckt Buchungsablauf, Erinnerungen und einen Kalender ab; Warteliste, Mitgliedschaften oder mehrere Standorte kommen als Phasen.
Fertige Buchungssoftware oder ein eigenes Online-Buchungssystem?
Es gibt gute fertige Buchungs-Apps, und für manche Unternehmen sind sie die richtige Antwort. Das sagen wir lieber offen, als Ihnen einen Bau zu verkaufen, den Sie nicht brauchen.
Start
- Fertige Buchungssoftware
- Registrieren und an einem Tag einrichten
- Eigenes Buchungssystem
- Erste Version in Wochen, nachdem der Umfang vereinbart ist
Kosten
- Fertige Buchungssoftware
- Eine Monatsgebühr pro Mitarbeiter oder Standort, oft plus kostenpflichtige Erweiterungen
- Eigenes Buchungssystem
- Ein einmaliger Bau zum Festpreis, danach Hosting- und Nachrichtengebühren
Ihre Regeln
- Fertige Buchungssoftware
- Was die Einstellungen zulassen
- Eigenes Buchungssystem
- Ihre Leistungen, Abstände, Anzahlungen und Stornobedingungen, so wie Ihr Empfang sie anwendet
Buchung in WhatsApp oder Telegram
- Fertige Buchungssoftware
- Hängt vom Produkt ab, oft nicht verfügbar
- Eigenes Buchungssystem
- Derselbe Ablauf wie auf Ihrer Website
Ihre vorhandene Software
- Fertige Buchungssoftware
- Wenn das Produkt diese Anbindung hat
- Eigenes Buchungssystem
- Über die Schnittstelle Ihres Kalenders oder Ihrer Praxissoftware
Marke und Kundendaten
- Fertige Buchungssoftware
- Die Seiten des Anbieters und oft auch seine Kundenliste
- Eigenes Buchungssystem
- Ihre Website, Ihr Design, Ihre Daten
Eine fertige App reicht meist, wenn ein oder zwei Personen Buchungen annehmen, die Leistungen Standard sind und Sie weder Chat-Buchung noch besondere Regeln brauchen.
Ein eigenes System lohnt sich, wenn die Regeln speziell sind, Kunden in Messengern buchen, die Buchung in Software landen muss, die Sie schon betreiben, oder die Gebühren pro Arbeitsplatz mit dem Team immer weiter steigen.
Kosten und Zeitrahmen eines Buchungssystems
Die Schätzung hängt von der Zahl der Leistungen und Anbieter, den Kanälen (Website, Chat, Mini-App), Zahlungen und den Systemen ab, mit denen der Kalender sprechen muss. Mehrere Standorte und Mitgliedschaften werden als eigene Phasen umrissen.
Eine erste Version kann ab etwa vier Wochen live sein, sobald Leistungen, Regeln und Systemzugänge bereitstehen. Anbieter-Abonnements und Nachrichtengebühren werden separat ausgewiesen.
Sechs Monate Gewährleistung. Umfang und laufende Unterstützung sind in Ihrem Projektvertrag geregelt.
Von der ersten Nachricht bis zum Launch.
Sagen Sie, was funktionieren soll
Ziel, Nutzer und die Systeme, die Sie schon einsetzen. Eine kurze Nachricht genügt für den Start.
Umfang und Angebot vereinbaren
Wir legen den ersten Release, die Verantwortlichkeiten, den Preis und den Zeitplan fest, bevor die Entwicklung beginnt.
Den Stand prüfen
Sie sehen die vereinbarten Screens und Abläufe, während das Projekt wächst. Änderungen werden bewertet, bevor Mehraufwand entsteht.
Launch und Übergabe
Wir bereiten den Release vor, testen die vereinbarten Abläufe und übergeben das Projekt wie im Vertrag festgelegt.
Projektbeispiele: eine Praxis, die online bucht, ein Studio mit Warteliste
Zwei Projekte zeigen Buchung so, wie Kunden sie erwarten. Die Klinik-Website Northside macht aus einer Terminanfrage einen bestätigten Termin mit Erinnerung und gibt dem Empfang einen Bildschirm für den Tag. Die Studio-App Form Lune füllt einen abgesagten Platz aus der Warteliste mit einem Push, der fünfzehn Minuten gilt.
Der Stack, mit dem wir bauen.
Ein Team, sechs Disziplinen.
Faire Fragen, klare Antworten.
Sagen Sie uns, wie Sie heute buchen
Schicken Sie Ihre Leistungen, wer sie erbringt, Ihre Stornoregel und den Kalender oder die Software, die Sie nutzen. Wir bilden den Buchungsablauf ab, benennen die Anbindungen und schätzen die Arbeit.