KI-Telefonassistent
Ein KI-Telefonassistent, der jeden Anruf annimmt und den Termin bucht
Das Telefon klingelt, während Ihre Rezeption gerade einen Kunden bedient. Der Anrufer legt auf und bucht woanders. Ein KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf an, auch nachts, am Wochenende und wenn alle Leitungen besetzt sind. Er beantwortet die üblichen Fragen, bucht, verschiebt oder storniert den Termin in Ihrem Kalender, nimmt eine Nachricht auf und stellt an eine Person durch, wenn es angebracht ist.
Dieselbe Agentenlogik, im Chat.
Am Telefon antwortet der Assistent aus denselben freigegebenen Informationen, bucht in denselben Kalender und stellt auf dieselbe Weise durch.
Live — probieren Sie es gleich hier, nichts wird gespeichert.
Was er bei jedem Anruf übernimmt
Beantwortet die Fragen, die Sie jeden Tag hören
Öffnungszeiten, Adresse und Parkplätze, Preise, was mitzubringen ist, ob Sie eine bestimmte Versicherung annehmen oder eine bestimmte Behandlung anbieten. Der Assistent antwortet aus den Informationen, die Sie freigeben, in Ihrem Ton. Er erfindet keine Antworten, die er nicht hat.
Bucht, verschiebt und storniert
Er bietet echte freie Zeitfenster aus Ihrem Kalender oder Ihrer Buchungssoftware an, bucht die richtige Leistung bei der richtigen Person und schickt eine Bestätigung. Ruft ein Kunde an, um zu verschieben oder abzusagen, folgt er Ihren Regeln, etwa der Frist oder der Anzahlung. Ein frei gewordener Platz kann an die nächste Person auf der Warteliste gehen.
Nimmt Nachrichten auf und leitet Anrufe weiter
Ein Lieferant, eine Beschwerde, eine Frage, die nur die Inhaberin beantworten kann: Der Assistent nimmt die Daten auf, schreibt eine kurze Zusammenfassung in Ihr CRM oder Postfach und sagt dem Anrufer, wann er Antwort bekommt. Auf Wunsch gehen dringende Themen direkt an das Telefon einer Person.
Stellt an Ihr Team durch, wenn es darauf ankommt
Ein Anrufer verlangt eine Person, die Anfrage liegt außerhalb der Regeln oder der Anrufer ist verärgert. Das Gespräch wird mit Zusammenfassung weitergeleitet oder ein Rückruf gebucht. Ihr Team legt fest, wo diese Grenze liegt, und sie lässt sich nach dem Start ändern.
Gebaut für Ihre Art von Empfang
Ein allgemeiner KI-Telefonassistent weiß, wie man ans Telefon geht. Ein Assistent für Ihr Unternehmen kennt Ihre Leistungen, Ihre Leute und Ihre Buchungsregeln. Genau das richten wir ein.
Für Arztpraxen und Kliniken
Patienten rufen an, um einen Termin zu buchen oder zu verschieben, nach Preisen zu fragen oder zu erfahren, ob eine Ärztin heute da ist. Der Assistent bucht nach Arzt, Standort und Besuchsart. Er fragt nur, was der Besuch braucht, und schickt eine Erinnerung. Alles, was nach einer medizinischen Frage oder einem Notfall klingt, geht an eine Person, oder der Anrufer wird gebeten, den Notruf zu wählen. Er gibt nie medizinischen Rat. Personenbezogene Daten werden nach DSGVO behandelt, EU-Hosting ist verfügbar.
Die Buchungsseite davon haben wir für eine Familienpraxis gebaut: Ärzte, die heute verfügbar sind, Preise vor der Buchung und eine Empfangsverwaltung mit dem Tagesplan und einer Warteliste. Der Telefonassistent schreibt in dieselbe Art von Terminplan.
Für Salons, Spas und Studios
Die meisten Anrufe lauten „Kann ich am Samstag kommen?“. Der Assistent weiß, welche Stylistin oder welcher Trainer was macht, wie lange jede Leistung dauert und was nicht direkt hintereinander gebucht werden kann. Er füllt die Lücken: Sagt jemand ab, kann der Platz an die Warteliste gehen. Das ist dieselbe Logik wie die Warteliste in der Studio-App, die wir gebaut haben.
Für Restaurants und Cafés
Während des Service hat niemand Zeit fürs Telefon. Der Assistent nimmt Tischreservierungen nach Ihren Regeln für Gruppengröße und Zeiten an, beantwortet Fragen zu Speisekarte, Allergenen und Öffnungszeiten aus Ihren eigenen Informationen und gibt Anfragen für große Gruppen oder Veranstaltungen an die Leitung weiter. Telefonische Bestellungen zum Mitnehmen oder zur Lieferung werden separat geplant.
Andere Unternehmen mit viel Telefon
Handwerk und Hausdienste, Werkstätten, Agenturen, Hausverwaltungen: Überall, wo Anrufe einem Muster folgen und mit einer Buchung, einer Nachricht oder einer Weiterleitung enden, funktioniert dasselbe Setup.
Fertiger KI-Telefondienst oder ein Assistent, der für Sie eingerichtet wird
Mehrere Telefon- und Videoanbieter verkaufen inzwischen einen KI-Telefonassistenten als Zusatzfunktion. Für viele kleine Unternehmen ist das ein guter Anfang. So erkennen Sie, was Sie brauchen.
Einrichtung
- Fertiger KI-Telefondienst
- Selbstbedienung: Profil und FAQs ausfüllen
- Für Ihr Unternehmen eingerichtet (Pazl)
- Wir bauen ihn aus Ihren Leistungen, Regeln und echten Anrufen
Buchung
- Fertiger KI-Telefondienst
- Oft ein Link per SMS oder ein eigener Kalender
- Für Ihr Unternehmen eingerichtet (Pazl)
- Bucht direkt in Ihren Kalender, Ihre Buchungssoftware oder Ihr CRM über deren Schnittstellen
Ihre Regeln
- Fertiger KI-Telefondienst
- Allgemeine Optionen
- Für Ihr Unternehmen eingerichtet (Pazl)
- Ihre Dauern, Mitarbeitenden, Fristen, Anzahlungen, Warteliste
Übergabe
- Fertiger KI-Telefondienst
- Weiterleitung an eine Nummer
- Für Ihr Unternehmen eingerichtet (Pazl)
- Weiterleitung oder Rückruf, mit Zusammenfassung dort, wo Ihr Team arbeitet
Preis
- Fertiger KI-Telefondienst
- Monatsabo, oft pro Anruf oder Minute
- Für Ihr Unternehmen eingerichtet (Pazl)
- Entwicklung vorab angeboten; Telefonie und Modellnutzung zum Selbstkostenpreis
Geeignet für
- Fertiger KI-Telefondienst
- FAQs beantworten und Nachrichten aufnehmen
- Für Ihr Unternehmen eingerichtet (Pazl)
- Einen Empfang, dessen Anrufe mit einer Buchung oder einer Aktion in Ihren Systemen enden
Deckt ein fertiger Dienst Ihre Anrufe ab, nutzen Sie ihn. Wir sagen es Ihnen. Soll der Assistent in Ihrem eigenen Buchungs- und CRM-Setup arbeiten, bauen wir genau das.
Wie Anrufe ihn erreichen
Ihre Nummer müssen Sie nicht ändern. Die üblichen Varianten:
- Alle Anrufe. Der Assistent nimmt zuerst ab und stellt bei Bedarf durch.
- Außerhalb der Öffnungszeiten. Ihr Team nimmt tagsüber ab, der Assistent übernimmt Abende, Nächte und Wochenenden.
- Überlauf. Er nimmt nur ab, wenn Ihre Leitungen besetzt sind oder nach ein paar Klingeltönen niemand rangeht.
Anrufe werden über Ihren Telefonanbieter von Ihrer bisherigen Nummer umgeleitet. Eine neue Nummer ist ebenfalls möglich. Die Optionen prüfen wir im Umfang. Zur Technik dahinter (Spracherkennung, Sprachmodell, Anbindungen) lesen Sie unsere Seite zur Entwicklung von KI-Sprachagenten.
Sollen Kunden ganz ohne Anruf buchen? Dieselben Regeln können die Buchung auf Ihrer Website und in WhatsApp steuern. Mehr dazu beim Online-Buchungssystem.
Kosten eines KI-Telefonassistenten
Telefonie und Modellnutzung werden zum Selbstkostenpreis abgerechnet und separat ausgewiesen, sodass Sie sehen, was eine Gesprächsminute kostet. Nummerneinrichtung und Anruftests sind Teil des Baus.
Sechs Monate Gewährleistung. Umfang und laufende Unterstützung sind in Ihrem Projektvertrag geregelt.
Was die Schätzung verändert
- Die Zahl der Leistungen, Mitarbeitenden und Standorte
- Der Kalender, die Buchungssoftware oder das CRM, mit dem er arbeiten muss
- Welche Anrufe er übernimmt: alle, außerhalb der Öffnungszeiten oder bei Überlauf
- Die Sprachen, in denen er antwortet
- Ob er zusätzlich im Chat arbeitet, mit demselben Wissen und denselben Regeln
Von Ihrer Telefonleitung zum Start
Erzählen Sie uns, wie Ihr Empfang arbeitet
Sagen Sie uns, welche Anrufe Sie am häufigsten bekommen, wie Sie buchen, welchen Kalender oder welche Software Sie nutzen und wann ein Anruf an eine Person gehen muss. Eine kurze Nachricht genügt für den Anfang.
Umfang und Angebot vereinbaren
Wir legen die Anrufarten, die Buchungsregeln, die Übergaberegeln und die anzubindenden Systeme fest. Preis und Lieferplan bekommen Sie vor Entwicklungsbeginn.
Einrichten, anbinden und testen
Wir richten Wissen und Regeln des Assistenten ein, binden Ihren Kalender oder Ihr CRM an, richten Nummer und Rufumleitung ein und testen an echten Anrufszenarien. Sie und Ihr Team rufen ihn an, bevor es ein Kunde tut.
Schritt für Schritt live gehen
Beginnen Sie mit Anrufen außerhalb der Öffnungszeiten oder bei Überlauf. Ihr Team liest in den ersten Wochen die Transkripte, die Regeln werden an echten Anrufen justiert. Danach kann der Assistent mehr übernehmen.
Projekte dahinter
Die Buchungsseite und die Gesprächsseite eines Telefonassistenten, beide schon in Produkten im Einsatz, die wir gebaut haben.
Der Stack, mit dem wir bauen.
Ein Team, sechs Disziplinen.
Faire Fragen, klare Antworten.
Sagen Sie uns, welche Anrufe Sie verpassen
Schicken Sie uns Ihre Öffnungszeiten, die zehn häufigsten Anruferfragen und den Kalender oder die Software, in der Sie buchen. Wir legen dar, was der Assistent übernimmt, was bei Ihrem Team bleibt und was Bau und Betrieb kosten.