Manuelle Prozesse schmälern den Gewinn: Wie Automatisierung ein Unternehmen verändert

Versuchen Sie es mit Mathe. Nehmen wir einen Manager mit einem Gehalt von beispielsweise 80.000 im Monat. Wie viel geben sie von 8 Arbeitsstunden am Tag für Dinge aus, die ein Computer leisten könnte? Übertragen von Daten von einem System auf ein anderes. Zusammenstellen von Berichten. Rechnungen ausstellen. Kunden erinnern. Dokumente per E-Mail genehmigen.

Wenn wir ehrlich sind: Oft sind es drei bis vier von acht Stunden. Das bedeutet, dass fast die Hälfte der Lohnsumme für Aufgaben aufgewendet wird, die in wenigen Wochen automatisiert werden können. Multiplizieren Sie das mit der Anzahl der Mitarbeiter.

Dies ist kein abstraktes Effizienzproblem. Dabei handelt es sich um konkretes Geld, das das Unternehmen für etwas zahlt, das beseitigt werden kann.

Warum manuelle Prozesse so hartnäckig sind

Der erste Grund ist die Gewohnheit. „Das haben wir schon immer so gemacht und es funktioniert.“ Es funktioniert – aber zu welchem ​​Preis? Die versteckten Kosten manueller Prozesse werden selten explizit erfasst, da sie über die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung verteilt sind und nicht als separate Budgetzeile sichtbar sind.

Der zweite Grund ist die Angst vor Veränderungen. Automatisierung erscheint komplex, teuer und riskant. In der Praxis amortisieren sich die meisten Automatisierungen innerhalb von drei bis sechs Monaten und reduzieren die Fehleranzahl, anstatt sie zu erhöhen, da sie den menschlichen Faktor aus Routineabläufen entfernen.

Der dritte Grund ist, dass man nicht weiß, wo man anfangen soll. Es gibt viele Prozesse, sie scheinen alle wichtig zu sein und die Ressourcen sind begrenzt. Die richtige Antwort besteht darin, dort anzusetzen, wo die Verluste am größten sind und die Automatisierung am einfachsten ist.

Wo manuelle Prozesse am meisten kosten

Bearbeitung eingehender Anfragen

Eine Anfrage geht per E-Mail ein – der Manager überträgt sie manuell an das CRM. Oder auch nicht, weil sie beschäftigt waren. Die Anfrage geht verloren. Der Kunde geht. Automatisierung: ein Formular auf der Website, eine E-Mail, ein Bot in einem Messenger – alles erstellt automatisch eine Aufgabe im CRM, weist einen Eigentümer zu und sendet dem Kunden eine Bestätigung. Ohne menschliches Zutun, ohne Verluste.

Dokumentenworkflow

Eine Rechnung manuell ausstellen, per E-Mail verschicken, die Zahlung prüfen, bei Nichtzahlung eine Mahnung verschicken, die Abschlussdokumente verschicken – jeder Schritt erfordert das Handeln eines Mitarbeiters. In einem Unternehmen mit ein paar Dutzend Kunden sind das Arbeitsstunden pro Woche. Die Automatisierung stellt die Rechnung bei einem CRM-Ereignis aus, verfolgt die Zahlung über eine Bankintegration und sendet nach einem festgelegten Zeitraum eine Erinnerung.

Daten zwischen Systemen synchronisieren

CRM, Buchhaltungssoftware, die Website, das Lager, Marktplätze – jeder hat seine eigene Datenbank. Jemand muss sicherstellen, dass die Lagerbestände auf der Website mit denen des Lagers übereinstimmen und dass Marktplatzbestellungen in der Buchhaltungssoftware landen. Normalerweise macht man das mehrmals täglich mit der Hand. Die Integration zwischen den Systemen erfolgt automatisch, in Echtzeit und fehlerfrei.

Berichterstattung

Wöchentliche Berichte über Verkäufe, den Trichter, Lagerbestände, Forderungen – der Manager fordert sie an, die Mitarbeiter sammeln Daten von verschiedenen Stellen und stellen sie in einer Tabelle zusammen. Es dauert einen halben Tag. Ein konfiguriertes BI-System oder ein CRM-Dashboard zeigt all dies in Echtzeit an, ohne Anfrage und ohne Eingreifen der Mitarbeiter.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Erinnern Sie einen Kunden an einen Termin. Benachrichtigen Sie sie über den Bestellstatus. Informieren Sie sie über einen auslaufenden Vertrag. Senden Sie einen Geburtstagsgruß mit einem personalisierten Angebot. All dies kann einmalig eingerichtet werden – und das System erledigt dies automatisch, genau zum richtigen Zeitpunkt, für den gesamten Kundenstamm auf einmal.

Siehe auch: Systemintegration: Wenn alles wie ein Ganzes funktioniert

Siehe auch: So verknüpfen Sie ein CRM, Buchhaltungssoftware, Marktplätze und andere Systeme, damit Daten automatisch übertragen werden

So berechnen Sie den Effekt der Automatisierung

Vor der Automatisierung müssen Sie rechnen. Ansonsten ist unklar, welche Prioritäten zu setzen sind und wie das Ergebnis zu bewerten ist.

Die Formel ist einfach. Nehmen Sie einen bestimmten Prozess. Zählen Sie, wie viele Stunden pro Woche es verbraucht und wie viel diese Stunde kostet (das Gehalt des Mitarbeiters geteilt durch seine Arbeitszeit). Multiplizieren. Sie erhalten die Kosten des Prozesses pro Monat.

Beispiel: Ein Manager verbringt 2 Stunden am Tag damit, Daten zwischen Systemen zu übertragen. Ihr Stundenpreis beträgt 20 €. 2 Stunden × 20 € × 22 Arbeitstage = 880 € pro Monat allein für diesen Prozess. Die Integration zweier Systeme kostet 6.000 €. Amortisation – weniger als 7 Monate. Danach – jeden Monat pure Ersparnis.

Darüber hinaus: Qualität. Ein automatisierter Prozess macht keine Fehler aus Ermüdung, wird nicht krank und macht keinen Urlaub. Die Anzahl der Fehler sinkt und die Verarbeitungsgeschwindigkeit steigt.

Siehe auch: Intelligente Szenarien für Unternehmen

Siehe auch: Wie KI die Automatisierung dort stärkt, wo die Regeln nicht festgelegt sind und Flexibilität erforderlich ist

Wo fange ich mit der Automatisierung an?

Schritt 1: Führen Sie eine Bestandsaufnahme der Prozesse durch

Erstellen Sie eine Liste aller regelmäßigen manuellen Vorgänge. Nicht nur die offensichtlichen – fragen Sie Ihre Mitarbeiter, womit sie die meiste Zeit verbringen. Die teuersten Prozesse sind oft diejenigen, an die jeder so gewöhnt ist, dass er sie nicht mehr wahrnimmt.

Schritt 2: Priorisieren Sie nach ROI

Berechnen Sie die Kosten für jeden Prozess mit der obigen Formel. Schätzen Sie die ungefähren Kosten für die Automatisierung. Beginnen Sie mit denjenigen, bei denen das Verhältnis von Automatisierungskosten zu monatlichen Einsparungen am günstigsten ist. Normalerweise handelt es sich dabei um die Bearbeitung von Anfragen, den Dokumenten-Workflow und die Datensynchronisierung.

Schritt 3: Integrationen, nicht das Ersetzen von Systemen

Ein häufiger Fehler besteht darin, zu glauben, dass die Automatisierung den Austausch aller Systeme erfordert. In den meisten Fällen reicht es aus, die bestehenden Systeme miteinander zu verknüpfen. Das CRM ist bereits vorhanden. Die Buchhaltungssoftware ist bereits vorhanden. Die Seite ist bereits da. Sie benötigen eine Integration zwischen ihnen und nicht den Austausch jedes Einzelnen einzeln.

Schritt 4: Messen Sie das Ergebnis

Erfassen Sie grundlegende Kennzahlen, bevor Sie mit der Automatisierung beginnen: die Zeit für die Bearbeitung einer Anfrage, die Anzahl der Dateneingabefehler und die für die Berichterstellung aufgewendeten Stunden. Vergleichen Sie drei Monate nach der Bereitstellung. Dies gibt ein Verständnis für die tatsächliche Wirkung und Argumente für die nächste Stufe der Automatisierung.

Was Automatisierung nicht kann

Durch Automatisierung wird die Routine beseitigt – Probleme mit den Prozessen selbst werden jedoch nicht behoben. Wenn ein Prozess aufgrund seiner Logik ineffizient ist, wird er durch die Automatisierung nur schneller ineffizient. Vor der Automatisierung lohnt es sich sicherzustellen, dass der Prozess in der aktuellen Form überhaupt benötigt wird.

Auch Automatisierung braucht Unterstützung. Integrationen müssen aktualisiert werden, wenn sich Systeme ändern, und Szenarien müssen angepasst werden, wenn sich die Geschäftslogik ändert. Es ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortlaufender Prozess.

Häufig gestellte Fragen

Ab welchem ​​Budget beginnt die Automatisierung?

Die grundlegende Automatisierung – die Integration eines CRM in die Website und die Einrichtung eines Trichters – beginnt bei einigen Zehntausend. Umfassende Automatisierung mit mehreren integrierten Systemen, Dokumenten-Workflow und Dashboards beginnt bei einigen Hunderttausend. Die Eintrittsbarriere ist viel niedriger als es scheint und die Amortisation erfolgt schneller.

Wie lange dauert die Bereitstellung der Automatisierung?

Grundlegende Integrationen – 2–4 Wochen. Umfangreiche Projekte mit mehreren Systemen – 2–3 Monate. Wir arbeiten iterativ: Die ersten Ergebnisse erscheinen, bevor das Projekt vollständig abgeschlossen ist.

Muss ich bestehende Systeme für die Automatisierung ersetzen?

In den meisten Fällen – nein. Die Automatisierung basiert auf bestehenden Systemen durch Integrationen und APIs. Systeme müssen nur dann ersetzt werden, wenn sie die Integration grundsätzlich nicht unterstützen oder so veraltet sind, dass eine Überarbeitung mehr kostet als ein Austausch.

Wie überzeuge ich das Team von der Automatisierung?

Das beste Argument ist, es an einem konkreten Beispiel zu zeigen. Automatisieren Sie einen kleinen Prozess, messen Sie das Ergebnis und zeigen Sie es dem Team. Wenn die Menschen sehen, dass die Automatisierung ihre Routine und nicht ihre Arbeit vernichtet, schwindet der Widerstand. Es ist wichtig zu erklären: Die freigewordene Zeit fließt in wertvollere Arbeit und nicht in Entlassungen.