KI-Rechnungsverarbeitung für eine Restaurantgruppe
Lieferantenrechnungen, die die KI liest, Zeile für Zeile mit Bestellung und Lieferung abgleicht und in QuickBooks bucht — ein Mensch nur dort, wo die Zahlen nicht stimmen.
Über das Projekt
Matchbound entstand für eine Restaurantgruppe mit einer Handvoll Standorte und Dutzenden Lieferanten. Jede Woche kommen Rechnungen per E-Mail als PDF und Foto; jemand in der Kreditorenbuchhaltung tippt sie ab, vergleicht sie mit dem Bestellten und dem tatsächlich Gelieferten und klärt Abweichungen am Telefon.
Die Kosten sind nicht das Tippen. Es ist die Rechnung, die Tomaten still zum alten Preis abrechnet, die Minderlieferung, die niemand bemerkt hat, und die Zitronen, die nie bestellt wurden. Wir wollten ein Werkzeug, das diese drei Dinge auf jeder Rechnung findet und der Buchhaltung Entscheidungen statt Dateneingabe überlässt.
Was wir gebaut haben
Der Posteingang sammelt Rechnungen direkt aus dem Postfach und zeigt die Warteschlange nach Lieferant und Fälligkeit. Öffnet man eine, liegt links das PDF und rechts die erkannten Felder — Lieferant, Nummer, Daten, Beträge —, und alles, wobei das Modell unsicher ist, wird für einen Blick markiert statt neu getippt.
„Zeile für Zeile“ ist das Herzstück: jede Rechnungszeile gegen Bestellung und Wareneingang, mit den drei klassischen Abweichungen hervorgehoben — anderer Preis, zu wenig geliefert, nie bestellt. Aus der Beispielrechnung über 1.514,90 $ werden 1.421,22 $ zur Zahlung, und die Rechnung dahinter wird gezeigt, nicht versteckt. „Freigeben und buchen“ schreibt die Buchungen mit den richtigen Konten nach QuickBooks; in den Einstellungen liegen Postfächer, Toleranzen und die Lieferantenliste.
Was das Produkt kann
Sechs Desktop-Screens: Landing, Posteingang, Prüfung, Zeilenabgleich, Freigeben und buchen, Einstellungen.
Dreifacher Abgleich — Rechnung, Bestellung, Wareneingang — mit jeder Abweichung benannt und beziffert.
Erkannte Felder mit Konfidenzmarkierung: Ein Mensch prüft die zweifelhaften, statt alles neu zu tippen.
Buchung nach QuickBooks mit vorausgefüllten Konten; Toleranzen und Postfächer sind Einstellungen, kein Code.