Procesamiento de facturas con IA para restaurantes
Facturas de proveedores leídas por IA, cotejadas línea a línea con el pedido y la entrega, y contabilizadas en QuickBooks; una persona solo donde los números no cuadran.
Sobre el proyecto
Matchbound se construyó para un grupo de restaurantes con varios locales y decenas de proveedores. Cada semana llegan facturas por correo en PDF y en fotos; alguien en cuentas a pagar las teclea, las compara con lo pedido y lo realmente recibido, y persigue las diferencias por teléfono.
El coste no es teclear. Es la factura que cobra los tomates al precio antiguo sin que nadie lo vea, la entrega corta que pasó desapercibida y los limones que nunca se pidieron. Queríamos una herramienta que detecte esas tres cosas en cada factura y deje al contable decisiones, no introducción de datos.
Qué construimos
La bandeja recoge las facturas directamente del buzón y muestra la cola por proveedor y vencimiento. Al abrir una, el PDF queda a la izquierda y los campos reconocidos a la derecha —proveedor, número, fechas, totales—, y lo que el modelo no tiene claro se marca para un vistazo, no para volver a teclear.
«Línea a línea» es el corazón: cada línea de la factura contra el pedido y el albarán de entrada, con las tres discrepancias clásicas resaltadas: precio distinto, cantidad entregada de menos, artículo que nunca se pidió. La factura de ejemplo de 1.514,90 $ pasa a 1.421,22 $ a pagar, y la aritmética se muestra, no se esconde. «Aprobar y contabilizar» escribe los asientos en QuickBooks con las cuentas correctas; en ajustes están los buzones, las tolerancias y la lista de proveedores.
Qué hace el producto
Seis pantallas de escritorio: landing, bandeja, revisión, cotejo línea a línea, aprobar y contabilizar, ajustes.
Cotejo a tres bandas —factura, pedido, albarán— con cada discrepancia nombrada y valorada.
Campos reconocidos con marca de confianza: una persona revisa los dudosos en vez de teclearlo todo.
Contabilización en QuickBooks con las cuentas ya puestas; tolerancias y buzones son ajustes, no código.