RD 238/2026: el calendario real de la factura electrónica B2B en España

Si usted gestiona una pyme o trabaja como autónomo y lleva meses viendo titulares sobre “la factura electrónica obligatoria”, es normal que tenga dudas sobre qué fecha le corresponde. Verifactu, TicketBAI, la Ley Crea y Crece, el Real Decreto 238/2026… son normativas distintas, con plazos distintos y con objetivos distintos, aunque todas apunten hacia el mismo destino: que las facturas entre empresas dejen de circular en PDF suelto o en papel.

Este artículo se centra en el RD 238/2026, el reglamento que desarrolla la obligación de facturación electrónica entre empresas y autónomos (B2B) recogida en el artículo 12 de la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas (conocida como Ley Crea y Crece). No es lo mismo que Verifactu, y confundir ambos calendarios es el error más habitual que nos encontramos cuando hablamos con clientes sobre integración de sistemas de facturación.

Qué obliga realmente el RD 238/2026

Hasta ahora, la factura electrónica era obligatoria solo en las relaciones con la Administración Pública (a través de plataformas como FACe). El RD 238/2026 extiende esa obligación a las operaciones entre empresas y entre empresas y autónomos: cualquier factura emitida en una operación comercial en territorio español deberá tener formato electrónico estructurado, no un PDF adjunto a un correo.

Tres elementos definen el reglamento:

• Formatos admitidos. La factura debe generarse en un formato estructurado que permita su lectura automática por parte del sistema del receptor, siguiendo estándares como Facturae o los formatos compatibles con la norma europea EN 16931.
• Estado de la factura. El emisor y el receptor deben poder reportar si una factura está pagada, pendiente o rechazada. Esta parte del reglamento responde a un objetivo concreto de la Ley Crea y Crece: combatir la morosidad comercial dando visibilidad real sobre los plazos de pago entre empresas.
• Interconexión entre plataformas. Existirá una solución pública de facturación electrónica, y las plataformas privadas de facturación deberán ser interoperables con ella, de forma que una empresa que use un programa distinto al de su cliente pueda seguir intercambiando facturas sin fricción.

Ninguno de estos tres puntos entra en vigor de golpe, y aquí empieza la parte que casi nadie explica bien: el calendario no es una fecha única.

El calendario según el volumen de facturación

El reglamento fija dos plazos distintos, contados desde su publicación en el Boletín Oficial del Estado (BOE), en función del volumen de operaciones de cada empresa o autónomo:

Como el RD 238/2026 se numera dentro del año 2026, esto sitúa en la práctica la obligación para las empresas grandes en torno a 2027, y para el resto en torno a 2028. La fecha exacta de cada tramo depende del día concreto de publicación en el BOE, así que conviene comprobarlo en el propio boletín o preguntarle a la gestoría en el momento de planificar el proyecto, en vez de dar por buena una fecha redonda de memoria.

Por qué “depende del mecanismo” y no de un solo interruptor

Aquí está el matiz que se pierde en la mayoría de resúmenes: no hay un botón único que se enciende un día concreto para todo el país. Hay dos mecanismos que conviven:

1. Obligación legal por tramo de facturación, la tabla de arriba.
2. Presión comercial de la cadena de suministro. Si su principal cliente factura más de 8 millones de euros al año, empezará a exigir facturas electrónicas estructuradas a sus proveedores mucho antes de que termine el plazo de dos años que a usted, como pyme más pequeña, le correspondería legalmente. En la práctica, el calendario real de su empresa lo marca el cliente más grande de su cartera, no el BOE.

Esto es exactamente lo que vemos en proyectos de integración entre sistemas: la obligación normativa da un margen amplio, pero el cliente corporativo empuja el cambio años antes porque necesita cerrar su propia cadena de cumplimiento. Quien espera al último mes del plazo legal suele terminar haciendo la integración con prisa y sin margen para pruebas.

RD 238/2026 y Verifactu no son la misma cosa

Es el punto donde más se mezclan los conceptos, así que conviene separarlo con claridad:

• RD 238/2026 regula la factura electrónica entre empresas: formato, interoperabilidad y estado de pago. Su objetivo es comercial y de transparencia entre partes privadas.
• Verifactu viene del Reglamento de facturación (Real Decreto 1007/2023), que desarrolla la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Su objetivo es distinto: garantizar que el sistema informático de facturación (SIF) que usa cada empresa no permite alterar, ocultar o borrar facturas ya emitidas, y remite esos registros a la Agencia Tributaria (AEAT) de forma verificable.

El calendario de Verifactu también está partido en dos, pero según el criterio fiscal, no de facturación entre partes:

• Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener su sistema de facturación (SIF) adaptado a Verifactu antes del 1 de enero de 2027.
• El resto de contribuyentes (autónomos, entidades en atribución de rentas y demás) tienen de plazo hasta el 1 de julio de 2027.

Una empresa puede necesitar cumplir ambas normativas a la vez: adaptar su software para que genere registros Verifactu inalterables de cara a Hacienda, y al mismo tiempo hacerlo interoperable con el formato estructurado que exige el RD 238/2026 para enviar y recibir facturas de otras empresas. Son dos proyectos técnicos relacionados, pero no intercambiables: cumplir uno no le exime del otro.

Si su empresa está en el País Vasco: TicketBAI queda aparte

Si factura desde Bizkaia, Gipuzkoa o Álava, el sistema de control de facturación que le aplica no es Verifactu sino TicketBAI, integrado en el marco de Batuz de las haciendas forales vascas. TicketBAI tiene su propio calendario de implantación, gestionado por cada diputación foral, y funciona en paralelo al esquema estatal. Si su empresa opera tanto en territorio común como en territorio foral, tendrá que verificar con su gestoría qué régimen aplica a cada centro de facturación, porque no son sustituibles entre sí.

Qué necesita su sistema de facturación hoy

Los programas de facturación y ERP más usados en pymes españolas, a3ERP, Sage, Holded o SAP en el caso de empresas más grandes, ya generan facturas electrónicas en formato Facturae desde hace años, sobre todo para las relaciones con la Administración. Lo que cambia con el RD 238/2026 no es tanto el formato en sí, sino tres cosas:

• Interoperabilidad real entre plataformas distintas. Que su software y el de su cliente puedan intercambiar la factura sin que alguien tenga que reintroducir datos a mano.
• Reporte del estado de pago. La mayoría de programas de facturación no están pensados hoy para comunicar automáticamente si una factura está pagada, pendiente o rechazada al sistema del emisor.
• Conexión con Verifactu. Si su sistema todavía no genera el registro de facturación verificable que exige el Reglamento de facturación, necesitará una actualización o una integración adicional, además del cambio de formato.

Aquí es donde entra el papel de la gestoría o asesoría: no solo presenta impuestos, también es quien mejor conoce el volumen real de facturación de su empresa (el dato que determina en qué tramo del calendario se encuentra) y quien puede confirmar si su proveedor de software ya tiene previsto el cambio o si va a necesitar una capa de integración aparte.

Este tipo de conexión entre sistemas de facturación y el resto de la operación, pedidos, inventario, finanzas, es un trabajo que hemos hecho en distintos formatos: en un proyecto de gestión para una empresa de transporte, unificamos rutas, documentación y contabilidad en un único sistema, sustituyendo la mezcla de hojas de cálculo y mensajería que hasta entonces obligaba a cuadrar los datos a mano cada mes. La lógica es la misma que exige el RD 238/2026: que un documento generado en un punto del proceso llegue automáticamente al sistema correcto en el otro extremo, sin reintroducción manual ni ventanas de error.

Kit Digital y las ayudas disponibles

El programa Kit Digital (y su ampliación Kit Consulting) contempla líneas de ayuda para digitalización de pymes y autónomos, incluida la facturación electrónica como una de las categorías de solución digital subvencionable. Antes de dar por hecho que puede financiar su adaptación por esta vía, conviene verificar tres cosas con su gestoría o directamente en la sede del programa: si su empresa cumple los requisitos de segmento (por tamaño y facturación), si su actividad está dentro de las condiciones vigentes de la convocatoria, y si queda saldo disponible en el fondo asignado a su categoría, porque las ayudas se conceden por orden de solicitud hasta agotar la partida. No es una cantidad garantizada por el simple hecho de solicitarla.

Cómo preparar su empresa antes de que llegue el plazo

Un orden razonable de trabajo, basado en lo que suele fallar cuando se deja para el último momento:

1. Averigüe su tramo real. Pida a su gestoría el volumen de facturación de los últimos ejercicios y confirme si su empresa entra en el grupo de más de 8 millones de euros o en el resto.
2. Revise qué genera hoy su software. Compruebe si su programa de facturación (a3ERP, Sage, Holded u otro) ya exporta en formato estructurado y si tiene previsto un módulo de interoperabilidad para el RD 238/2026.
3. Separe el proyecto de Verifactu del proyecto de facturación B2B. Son dos adaptaciones técnicas distintas aunque compartan proveedor; no asuma que resolver una resuelve automáticamente la otra.
4. Pregunte a sus clientes grandes cuándo van a exigir el cambio. Lo más probable es que se lo pidan antes de que venza su obligación legal.
5. Presupueste la integración con tiempo, no solo la licencia del software. La parte que más tiempo consume no es instalar un programa nuevo, es conectar ese programa con el resto de su operación sin perder datos por el camino.

Si necesita conectar su sistema de facturación con su ERP, su tienda o su plataforma de gestión, en Pazl trabajamos con precio fijo desde 2.500 € y garantía de 6 meses sobre el resultado entregado: escríbanos a hello@pazl.ai y, tras revisar su caso, le diremos qué integración necesita y cuánto tiempo lleva.

Preguntas frecuentes

¿Mi empresa ya está obligada a emitir factura electrónica B2B? Depende de su volumen de facturación y de la fecha de publicación del RD 238/2026 en el BOE: las empresas con más de 8.000.000 € de facturación anual tienen un año desde esa publicación, y el resto, dos años. Consulte con su gestoría el dato exacto de su ejercicio fiscal para confirmar su tramo.

¿Si ya cumplo con Verifactu, también cumplo con el RD 238/2026? No necesariamente. Verifactu certifica que su sistema de facturación no permite alterar registros de cara a Hacienda; el RD 238/2026 exige que esas facturas tengan un formato estructurado interoperable con el sistema de su cliente o proveedor. Son dos adaptaciones técnicas distintas que pueden requerir trabajo por separado, aunque a menudo se resuelven con el mismo proveedor de software.

¿Qué pasa si mi cliente principal me exige facturación electrónica antes de que termine mi plazo legal? Es habitual y es precisamente el motivo por el que conviene no esperar al último mes del calendario: aunque la ley le dé dos años, un cliente grande puede pedirle el cambio bastante antes para cerrar su propia cadena de cumplimiento.

¿El Kit Digital cubre el coste completo de adaptar mi facturación? No hay una cifra garantizada. La cobertura depende del segmento de su empresa, de las condiciones vigentes de la convocatoria y de si queda saldo disponible en el fondo correspondiente. Compruébelo con su gestoría o en la sede oficial del programa antes de planificar el presupuesto sobre esa base.

¿Necesito cambiar de programa de facturación o basta con actualizar el que ya tengo? En la mayoría de los casos basta con actualizar o integrar el sistema actual, siempre que el proveedor (a3ERP, Sage, Holded u otro) tenga previsto el módulo de interoperabilidad. El cambio de programa completo suele ser necesario solo si el software actual está descontinuado o no tiene plan de actualización anunciado.