¿Su empresa necesita un ERP o es suficiente con un sistema de operaciones inteligente?

Primero aclaremos: qué es un ERP

ERP significa planificación de recursos empresariales. Suena complicado, pero la idea es sencilla. Imagine que en su empresa el almacén vive en un programa, la contabilidad en otro, la producción en un tercero y las ventas en una hoja de cálculo Excel enteramente. Cada departamento ve sólo su propia porción. Los datos se desvían, la gente pierde tiempo en la sincronización manual y los líderes no pueden ver el panorama completo.

Un ERP es un sistema que reúne todo esto en un solo lugar. Finanzas, almacén, producción, adquisiciones, recursos humanos, ventas: una única base de datos, una única fuente de verdad. Realice un envío y el almacén se actualizará automáticamente. Registre un pago y Finanzas lo reflejará al instante. Sin transferencia manual de datos entre sistemas.

Precisamente por eso las empresas en crecimiento tarde o temprano empiezan a pensar en un ERP. Y aquí surge una pregunta importante: ¿realmente se necesita una plataforma ERP completa y pesada, o la tarea se puede resolver de manera más sencilla, rápida y económica?

Una implementación de SAP a gran escala es un sistema serio. Cubre finanzas, producción, almacén, adquisiciones, recursos humanos y ventas. El costo de implementación comienza en millones y el cronograma va de uno a tres años. Para una gran empresa con procesos complejos, es una inversión justificada.

Pero la mayoría de las empresas que acuden a nosotros pidiendo "un ERP" en realidad quieren algo más. Necesitan un sistema para gestionar procesos específicos (producción, proyectos, almacén, servicio) que funcione convenientemente, se integre con lo que ya tienen y no requiera un año y medio para implementarlo. Ya tienen un software de contabilidad para generar informes y nadie quiere reemplazarlo.

Para tareas como estas, un ERP completo es excesivo. Pagar por todo el conjunto de funciones, utilizar el 20% y esperar un año para el lanzamiento no es la mejor estrategia.

De donde viene la confusión

ERP es un concepto, no un producto específico. Planificación de recursos empresariales significa un sistema que reúne la gestión de los recursos de una empresa en un solo lugar. Podría ser SAP, Oracle, Microsoft Dynamics o un sistema personalizado diseñado específicamente en torno a sus procesos.

El problema es que para muchas personas la palabra "ERP" se asocia exclusivamente con plataformas corporativas pesadas: implementaciones largas, costos altos y la necesidad de reconstruir procesos alrededor del sistema. En la práctica, la tarea a menudo se resuelve de una manera fundamentalmente diferente.

Cómo es la verdadera tarea para la mayoría de las empresas

Tomemos como ejemplo una empresa manufacturera con ingresos de cientos de millones al año. Lo que realmente necesitan:

• Gestión de órdenes de producción: qué está en progreso, en qué etapa, qué materiales se necesitan
• Contabilidad de almacén: niveles de stock, movimiento, reservas contra pedidos.
• Planificación de la carga de capacidad y personal.
• Control de costes para cada pedido.
• Transferir datos financieros a un software de contabilidad para generar informes

Todo esto es un conjunto de tareas operativas concretas. No requieren una plataforma ERP completa con módulos de recursos humanos, CRM, gestión de activos y flujo de documentos corporativos. Requieren un sistema que cubra exactamente estas tareas y que lo haga de manera conveniente.

Un sistema de operaciones personalizado + software de contabilidad: cómo funciona

La configuración es sencilla y está bien establecida en el mercado. Su software de contabilidad permanece donde está: para la contabilidad regulada, la declaración de impuestos y el intercambio de documentos electrónicos. Los contadores lo saben y no es necesario cambiar nada.

Además, se crea un sistema de operaciones personalizado para procesos comerciales específicos. Gestión de pedidos, producción, almacén, proyectos, servicio, dependiendo de lo que realmente necesite. La interfaz está diseñada en torno a flujos de trabajo del mundo real, no en torno a una plataforma universal.

Entre los sistemas se establece un intercambio de datos bidireccional. Las transacciones financieras del sistema personalizado se transfieren automáticamente al software de contabilidad, sin entrada manual ni duplicación. El contador trabaja en un entorno familiar y el equipo de operaciones trabaja en una herramienta adaptada a sus tareas.

Ver también: Integración del sistema: cuando todo funciona como un todo

Ver también: Cómo configurar el intercambio de datos entre un sistema personalizado y un software de contabilidad sin sincronización manual

Lo que esto le ofrece en comparación con la implementación de SAP

Velocidad

La implementación de SAP lleva de uno a tres años. Un sistema de operaciones personalizado para procesos específicos: de tres a seis meses hasta la primera versión funcional. El negocio empieza a ver resultados mucho antes.

Costo

SAP con implementación comienza en millones por adelantado. Un sistema personalizado para un conjunto específico de tareas es, en la mayoría de los casos, más económico porque no incluye funciones que no necesita. Pagas por lo que realmente usas.

Facilidad de uso

La interfaz de SAP es funcional pero universal y está diseñada para una amplia gama de escenarios. Un sistema personalizado está diseñado en torno a los flujos de trabajo reales de sus empleados. Menos clics, menos pantallas extra, mayor velocidad de trabajo.

Flexibilidad para evolucionar

Cualquier cambio en SAP es una personalización de la plataforma con sus propias limitaciones y costos. Un sistema personalizado se adapta a nuevos requisitos sin límites arquitectónicos. A medida que el negocio crece, el sistema crece con él.

Acceso móvil

Una interfaz web y una aplicación móvil son partes estándar de la creación de un sistema personalizado. Un trabajador en la fábrica, un gerente en el campo, un ejecutivo en un viaje de negocios: todos trabajan con el sistema desde cualquier dispositivo. Con SAP esto es posible, pero requiere soluciones separadas y costos adicionales.

Ver también: Auditoría y diseño de productos digitales.

Ver también: Cómo diseñar correctamente un sistema operativo antes de que comience el desarrollo

Cuando, de hecho, necesita SAP

La respuesta honesta: hay tareas en las que SAP es la opción correcta. Si necesita una integración profunda de todos los circuitos contables en una sola plataforma, una planificación de producción compleja según los estándares empresariales o es de fundamental importancia poder encontrar un nuevo especialista en el mercado en cualquier momento, SAP cumplirá mejor con esos requisitos.

Trabajamos con ambos enfoques y en la primera consulta le diremos honestamente cuál se adapta mejor a su tarea específica. Si la respuesta es SAP, eso es lo que diremos. Si un sistema personalizado resuelve la tarea de manera más rápida, más económica y más conveniente, eso es lo que propondremos.

Ejemplos de tareas en las que gana un sistema personalizado

• Producción con lógica de pedidos no estándar y un método de cálculo de costes específico
• Empresas de servicios que gestionan equipos de campo y realizan un seguimiento de las horas de trabajo.
• Negocios de construcción y proyectos con control presupuestario por sitio.
• Comercio mayorista con esquemas de precios y logística no estándar.
• Cualquier negocio donde el equipo de operaciones necesite trabajar con el sistema desde un teléfono o tableta

Preguntas frecuentes

¿Se puede realmente integrar un sistema personalizado con un software de contabilidad?

Sí, esta es una tarea estándar. El software de contabilidad admite el intercambio de datos a través de API y formatos de intercambio estándar. Las transacciones financieras del sistema personalizado se transfieren automáticamente a él, sin entrada manual y sin cambiar el flujo de trabajo familiar de los contables.

¿Cuánto cuesta construir un sistema de operaciones personalizado?

Depende del alcance de la funcionalidad y las integraciones. Un sistema de nivel medio con varios módulos y una integración de software de contabilidad funciona desde pocos millones. Las soluciones más complejas cuestan más. Proporcionamos un presupuesto exacto después de una revisión detallada de los requisitos. En cualquier caso, lo comparamos con las alternativas, incluido SAP.

¿Qué pasa si el negocio crece y necesitamos más funcionalidad?

Un sistema personalizado escala sin los límites arquitectónicos de una plataforma. Se agregan nuevos módulos a medida que crecen las tareas. Si en algún momento necesita migrar a SAP, eso también es factible: los datos migran.

¿Será necesario volver a capacitar a los contadores?

No. El equipo de contabilidad sigue trabajando en su software de contabilidad; nada cambia para ellos. Los datos del sistema de operaciones personalizado fluyen hacia él automáticamente. Sólo el equipo de operaciones necesita aprender a utilizar la nueva herramienta, y se ha diseñado una interfaz cómoda específicamente para ellos.