Benötigt Ihr Unternehmen ein ERP – oder reicht ein intelligentes Betriebssystem aus?

Lassen Sie uns zunächst klären: Was ist ein ERP?

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Es klingt kompliziert, aber die Idee ist einfach. Stellen Sie sich vor, in Ihrem Unternehmen befindet sich das Lager in einem Programm, die Buchhaltung in einem anderen, die Produktion in einem dritten und der Verkauf vollständig in einer Excel-Tabelle. Jede Abteilung sieht nur ihren eigenen Ausschnitt. Die Daten driften auseinander, die Mitarbeiter verschwenden Zeit mit der manuellen Synchronisierung und die Führung kann nicht das Gesamtbild erkennen.

Ein ERP ist ein System, das all dies an einem Ort vereint. Finanzen, Lager, Produktion, Beschaffung, Personalwesen, Vertrieb – eine einzige Datenbank, eine einzige Quelle der Wahrheit. Wenn Sie eine Lieferung durchführen, wird das Lager automatisch aktualisiert. Erfassen Sie eine Zahlung und die Finanzabteilung spiegelt sie sofort wider. Keine manuelle Datenübertragung zwischen Systemen.

Genau aus diesem Grund denken wachsende Unternehmen früher oder später über ein ERP nach. Und hier stellt sich eine wichtige Frage: Braucht man wirklich eine vollwertige, gewichtige ERP-Plattform – oder lässt sich die Aufgabe einfacher, schneller und kostengünstiger lösen?

Eine vollständige SAP-Bereitstellung ist ein seriöses System. Es umfasst Finanzen, Produktion, Lager, Beschaffung, Personalwesen und Vertrieb. Die Kosten für die Implementierung beginnen in Millionenhöhe und der Zeitrahmen beträgt ein bis drei Jahre. Für ein großes Unternehmen mit komplexen Prozessen ist das eine gerechtfertigte Investition.

Aber die meisten Unternehmen, die zu uns kommen und nach „einem ERP“ fragen, wollen eigentlich etwas anderes. Sie benötigen ein System zur Verwaltung spezifischer Prozesse – Produktion, Projekte, Lager, Service – das bequem funktioniert, sich in das integriert, was sie bereits haben, und dessen Einführung nicht anderthalb Jahre dauert. Sie verfügen bereits über eine Buchhaltungssoftware für die Berichterstattung, und niemand möchte sie ersetzen.

Für Aufgaben wie diese ist ein vollständiges ERP übertrieben. Für den gesamten Funktionsumfang zu bezahlen, 20 % davon zu nutzen und ein Jahr auf den Start zu warten, ist nicht die beste Strategie.

Woher die Verwirrung kommt

ERP ist ein Konzept, kein spezifisches Produkt. Unter Enterprise Resource Planning versteht man ein System, das die Verwaltung der Ressourcen eines Unternehmens an einem Ort zusammenführt. Das kann SAP, Oracle, Microsoft Dynamics sein – oder ein maßgeschneidertes System, das speziell auf Ihre Prozesse zugeschnitten ist.

Das Problem besteht darin, dass viele Menschen das Wort „ERP“ ausschließlich mit schwergewichtigen Unternehmensplattformen in Verbindung bringen – lange Rollouts, hohe Kosten und die Notwendigkeit, Prozesse rund um das System neu aufzubauen. In der Praxis wird die Aufgabe oft grundlegend anders gelöst.

Wie die eigentliche Aufgabe für die meisten Unternehmen aussieht

Nehmen Sie ein produzierendes Unternehmen mit einem Umsatz von mehreren Hundert Millionen pro Jahr. Was sie eigentlich brauchen:

• Produktionsaufträge verwalten: Was läuft, in welcher Phase, welche Materialien werden benötigt
• Lagerbuchhaltung: Lagerbestände, Bewegungen, Reservierungen für Bestellungen
• Planung der Kapazitäts- und Personalbelastung
• Kostenkontrolle für jede Bestellung
• Übertragen von Finanzdaten an eine Buchhaltungssoftware zur Berichterstattung

All dies ist eine Reihe konkreter operativer Aufgaben. Sie benötigen keine vollständige ERP-Plattform mit HR-, CRM-, Asset-Management- und Unternehmensdokumentflussmodulen. Sie benötigen ein System, das genau diese Aufgaben abdeckt – und das komfortabel erledigt.

Ein individuelles Betriebssystem + Buchhaltungssoftware: wie es funktioniert

Die Einrichtung ist einfach und im Markt gut etabliert. Ihre Buchhaltungssoftware bleibt dort, wo sie bereits ist – für geregelte Buchhaltung, Steuerberichte und elektronischen Dokumentenaustausch. Die Buchhalter wissen es und es muss sich nichts ändern.

Darüber hinaus wird ein individuelles Betriebssystem aufgebaut – für die spezifischen Geschäftsprozesse. Auftragsverwaltung, Produktion, Lager, Projekte, Service – je nachdem, was Sie tatsächlich benötigen. Die Benutzeroberfläche ist auf reale Arbeitsabläufe ausgelegt, nicht auf eine universelle Plattform.

Zwischen den Systemen wird ein bidirektionaler Datenaustausch eingerichtet. Finanztransaktionen aus dem individuellen System werden automatisch in die Buchhaltungssoftware übertragen – ohne manuelle Eingabe, ohne Duplizierung. Der Buchhalter arbeitet in einer vertrauten Umgebung und das Betriebsteam arbeitet mit einem auf seine Aufgaben zugeschnittenen Tool.

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Was bringt Ihnen das im Vergleich zur Einführung von SAP?

Geschwindigkeit

Die Einführung von SAP dauert ein bis drei Jahre. Ein benutzerdefiniertes Betriebssystem für bestimmte Prozesse – drei bis sechs Monate bis zur ersten funktionsfähigen Version. Das Unternehmen sieht viel früher Ergebnisse.

Kosten

SAP mit der Implementierung startet im Vorfeld in Millionenhöhe. Ein individuelles System für eine bestimmte Aufgabengruppe ist in den meisten Fällen günstiger, da es keine Funktionen enthält, die Sie nicht benötigen. Sie zahlen für das, was Sie tatsächlich nutzen.

Benutzerfreundlichkeit

Die SAP-Schnittstelle ist funktional, aber universell – konzipiert für eine Vielzahl von Szenarien. Ein individuelles System ist auf die tatsächlichen Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter zugeschnitten. Weniger Klicks, weniger zusätzliche Bildschirme, höhere Arbeitsgeschwindigkeit.

Flexibilität zur Weiterentwicklung

Jede Änderung in SAP ist eine Plattformanpassung mit eigenen Einschränkungen und Kosten. Ein maßgeschneidertes System passt sich ohne architektonische Einschränkungen an neue Anforderungen an. Wenn das Unternehmen wächst, wächst das System mit.

Mobiler Zugriff

Eine Weboberfläche und eine mobile App sind ein Standardbestandteil beim Aufbau eines benutzerdefinierten Systems. Ein Arbeiter in der Fabrik, ein Manager im Außendienst, eine Führungskraft auf Geschäftsreise – alle arbeiten von jedem Gerät aus mit dem System. Mit SAP ist dies machbar, erfordert aber separate Lösungen und zusätzliche Kosten.

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Wenn Sie es tatsächlich tun, benötigen Sie SAP

Die ehrliche Antwort: Es gibt Aufgaben, bei denen SAP die richtige Wahl ist. Wenn Sie eine tiefe Integration aller Buchhaltungskreise in einer einzigen Plattform benötigen, eine komplexe Produktionsplanung nach Unternehmensstandards benötigen oder es grundsätzlich wichtig ist, jederzeit einen neuen Spezialisten auf dem Markt finden zu können – SAP wird diese Anforderungen besser erfüllen.

Wir arbeiten mit beiden Ansätzen und sagen Ihnen im ersten Beratungsgespräch ehrlich, welcher besser zu Ihrer konkreten Aufgabenstellung passt. Wenn die Antwort SAP ist, sagen wir das. Wenn ein maßgeschneidertes System die Aufgabe schneller, kostengünstiger und bequemer löst, schlagen wir Ihnen das vor.

Beispiele für Aufgaben, bei denen ein benutzerdefiniertes System gewinnt

• Produktion mit nicht standardmäßiger Auftragslogik und einer spezifischen Kostenkalkulationsmethode
• Dienstleistungsunternehmen verwalten Außendienstteams und verfolgen die Arbeitszeiten
• Bau- und projektbasierte Unternehmen mit Budgetkontrolle pro Standort
• Großhandel mit atypischen Preis- und Logistiksystemen
• Jedes Unternehmen, in dem das Betriebsteam über ein Telefon oder Tablet mit dem System arbeiten muss

Häufig gestellte Fragen

Kann ein individuelles System wirklich in eine Buchhaltungssoftware integriert werden?

Ja, das ist eine Standardaufgabe. Buchhaltungssoftware unterstützt den Datenaustausch über APIs und Standard-Austauschformate. Finanztransaktionen aus dem benutzerdefinierten System werden automatisch dorthin übertragen – ohne manuelle Eingabe und ohne den gewohnten Arbeitsablauf der Buchhalter zu verändern.

Wie viel kostet der Aufbau eines benutzerdefinierten Betriebssystems?

Es kommt auf den Funktionsumfang und die Integrationen an. Ein Mid-Level-System mit mehreren Modulen und einer Buchhaltungs-Software-Integration läuft ab niedrigen Millionen. Komplexere Lösungen kosten mehr. Nach einer detaillierten Prüfung der Anforderungen erstellen wir einen genauen Kostenvoranschlag. Auf jeden Fall vergleichen wir es mit den Alternativen, darunter auch SAP.

Was ist, wenn das Unternehmen wächst und wir mehr Funktionalität benötigen?

Ein benutzerdefiniertes System skaliert ohne die architektonischen Grenzen einer Plattform. Neue Module werden hinzugefügt, wenn die Aufgaben wachsen. Wenn Sie irgendwann auf SAP umsteigen müssen, ist das auch machbar – die Daten werden migriert.

Müssen die Buchhalter umgeschult werden?

Nein. Das Buchhaltungsteam arbeitet weiterhin in seiner Buchhaltungssoftware – für es ändert sich nichts. Daten aus dem Custom Operations System fließen automatisch hinein. Nur das Betriebsteam muss sich mit dem neuen Tool vertraut machen – und eine praktische Benutzeroberfläche wurde speziell für sie entwickelt.